Kongres Deweloperski – platforma dla ogólnopolskiej konferencji branżowej

Problem:

Kongres Deweloperski, jako największa ogólnopolska konferencja branżowa dla sektora nieruchomości, stanął przed wyzwaniem stworzenia nowoczesnej i zintegrowanej platformy, która:

• Umożliwi efektywną rejestrację uczestników, prelegentów i sponsorów.
• Zapewni dostęp do szczegółowego harmonogramu wydarzeń oraz materiałów multimedialnych.
• Zoptymalizuje komunikację pomiędzy organizatorami a uczestnikami.
• Zautomatyzuje powiadomienia o zmianach w harmonogramie i nadchodzących sesjach.
• Będzie platformą do networkingu i wymiany doświadczeń dla specjalistów z branży.

Brak kompleksowego narzędzia do zarządzania tak dużym wydarzeniem prowadził do problemów organizacyjnych, niskiej efektywności komunikacji i ograniczonej frekwencji uczestników.

Podjęte działania:

1. Analiza wymagań organizatorów kongresu:
   • Zbadaliśmy potrzeby organizatorów, uczestników i sponsorów wydarzenia.
   • Zidentyfikowaliśmy kluczowe funkcje platformy: rejestracja online, harmonogram, materiały multimedialne, automatyczne powiadomienia i moduł komunikacji.
2. Projektowanie UX/UI:
   • Stworzyliśmy nowoczesny, przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika dostosowany do różnych grup odbiorców (uczestnicy, prelegenci, sponsorzy).
   • Zadbaliśmy o responsywność platformy, aby była dostępna na komputerach, tabletach i smartfonach.
3. Moduł rejestracji uczestników:
   • Wdrożyliśmy intuicyjny system rejestracji online z możliwością wyboru sesji tematycznych oraz opcji biletów VIP.
   • Dodaliśmy integrację z systemami płatności online dla uczestników wymagających opłaty za uczestnictwo.
4. Moduł harmonogramu i sesji:
   • Stworzyliśmy dynamiczny harmonogram z możliwością personalizacji przez uczestników.
   • Dodaliśmy funkcję automatycznych przypomnień o wybranych sesjach i prelekcjach.
5. Biblioteka materiałów multimedialnych:
   • Udostępniliśmy uczestnikom dostęp do materiałów wideo, prezentacji oraz nagrań z poprzednich edycji kongresu.
   • Zaimplementowaliśmy system pobierania materiałów w formacie PDF.
6. Moduł komunikacji i powiadomień:
   • Zintegrowaliśmy automatyczne powiadomienia e-mail i SMS o zmianach w harmonogramie oraz nadchodzących sesjach.
   • Stworzyliśmy dedykowaną strefę networkingową, umożliwiającą komunikację między uczestnikami.
7. System dla prelegentów i sponsorów:
   • Prelegenci otrzymali dedykowany panel do zarządzania swoimi sesjami i materiałami prezentacyjnymi.
   • Sponsorzy zyskali możliwość zarządzania swoimi stoiskami i ofertami promocyjnymi.
8. Analityka i raportowanie:
   • Wdrożyliśmy narzędzia do analizy danych uczestników i monitorowania aktywności użytkowników na platformie.
   • Przygotowaliśmy raporty efektywności poszczególnych segmentów wydarzenia.

Rozwiązanie Problemu:

Stworzona platforma Kongresu Deweloperskiego stała się wszechstronnym narzędziem do organizacji, zarządzania i komunikacji na największej konferencji branży nieruchomości w Polsce. Najważniejsze funkcje obejmują:

• Sprawna rejestracja online: Uczestnicy mogą w szybki sposób zarejestrować się na wydarzenie, wybierając interesujące ich sesje.
• Dynamiczny harmonogram: Szczegółowy plan sesji z możliwością personalizacji i powiadomień.
• Dostęp do materiałów multimedialnych: Prezentacje, nagrania i dokumenty dostępne online dla zarejestrowanych uczestników.
• Automatyczne powiadomienia: Przypomnienia o wybranych sesjach oraz aktualizacje dotyczące wydarzeń.
• Strefa networkingowa: Możliwość nawiązywania kontaktów pomiędzy uczestnikami, prelegentami i sponsorami.

Analityka w czasie rzeczywistym: Monitoring rejestracji, frekwencji i aktywności użytkowników na platformie.

Osiągnięcia Klienta:

• Usprawniona rejestracja online: Dzięki intuicyjnemu systemowi rejestracji liczba uczestników znacząco wzrosła.
• Wyższa frekwencja uczestników: Automatyczne przypomnienia i dynamiczny harmonogram zmotywowały uczestników do aktywnego udziału.
• Poprawa komunikacji: Powiadomienia SMS i e-mail wyeliminowały chaos informacyjny.
• Lepsze doświadczenia uczestników: Łatwy dostęp do materiałów i strefy networkingowej zwiększył satysfakcję uczestników kongresu.
• Efektywne zarządzanie wydarzeniem: Organizatorzy zyskali kontrolę nad rejestracją, harmonogramem i raportowaniem.

Dlaczego my?

• Doświadczenie w organizacji eventów online: Tworzymy skalowalne i intuicyjne platformy eventowe dostosowane do dużych wydarzeń.
• Nowoczesne technologie: Nasze rozwiązania wykorzystują zaawansowane moduły rejestracji, komunikacji i analizy danych.
• Responsywność i dostępność: Platforma jest zoptymalizowana pod kątem wszystkich urządzeń.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa: Zapewniliśmy zgodność z RODO oraz zabezpieczenia danych uczestników.

Dalsza współpraca:

• Moduły do analizy danych uczestników: Rozbudowa platformy o zaawansowane narzędzia analityczne do monitorowania zachowań użytkowników.
• Dynamiczne raporty organizacyjne: Automatyczne generowanie raportów z podziałem na sesje, prelegentów i poziom zaangażowania uczestników.
• Program lojalnościowy dla uczestników: System nagradzający aktywnych uczestników wydarzeń.

Nowe możliwości:

• Aplikacja mobilna dla uczestników: Dostęp do harmonogramu, powiadomień i materiałów multimedialnych na urządzeniach mobilnych.
• Moduł do wirtualnych targów: Stoiska sponsorów i partnerów w formie interaktywnych przestrzeni online.
• Strefa Q&A na żywo: Możliwość zadawania pytań prelegentom w czasie rzeczywistym poprzez aplikację.
• Integracja z platformami streamingowymi: Transmisja na żywo wybranych sesji dla uczestników online.