Rentilt – Dashboard do zarządzania wypożyczalnią samochodów

Problem:

Rentilt, wypożyczalnia samochodów, potrzebowała kompleksowego narzędzia do zarządzania swoimi operacjami. Główne wyzwania obejmowały:

• Brak centralnego systemu zarządzania flotą samochodową, co utrudniało monitorowanie dostępności pojazdów i zarządzanie rezerwacjami.
• Czasochłonny proces obsługi klientów, w tym manualne śledzenie wypożyczeń i zwrotów.
• Brak funkcji raportowania, co uniemożliwiało efektywne monitorowanie wyników operacyjnych i finansowych.
• Niska przejrzystość statusu pojazdów, np. informacji o serwisach czy bieżącym stanie technicznym.
• Utrudniona komunikacja między działami, np. obsługą klienta, logistyką i serwisem technicznym.

Brak nowoczesnego narzędzia ograniczał rozwój biznesu i wpływał na efektywność operacyjną.

Actions:

1. Analiza potrzeb Rentilt:
   • Zbadaliśmy procesy zarządzania flotą oraz operacjami wypożyczalni, aby zrozumieć specyficzne potrzeby i wyzwania.
   • Zidentyfikowaliśmy kluczowe funkcje, które powinien spełniać dashboard, takie jak zarządzanie flotą, rezerwacjami, finansami i serwisami.
2. Projektowanie UX/UI:
   • Opracowaliśmy intuicyjny interfejs użytkownika dostosowany do różnych działów firmy (administracja, obsługa klienta, dział techniczny).
   • Zadbaliśmy o przejrzystość nawigacji i dostępność kluczowych funkcji z poziomu głównego panelu.
3. Moduł zarządzania flotą:
   • Wdrożyliśmy system monitorowania dostępności pojazdów w czasie rzeczywistym.
   • Dodaliśmy funkcję przypisywania statusów pojazdów, takich jak dostępny, w serwisie, zarezerwowany, czy zwrócony.
4. System rezerwacji:
   • Stworzyliśmy moduł do zarządzania rezerwacjami klientów, z automatycznym przypisywaniem pojazdów.
   • Dodaliśmy funkcję wysyłania przypomnień SMS i e-mail o terminie zwrotu pojazdu.
5. Moduł serwisowy:
   • Zintegrowaliśmy system zarządzania harmonogramem serwisów i napraw pojazdów.
   • Dodaliśmy funkcję automatycznych przypomnień o przeglądach technicznych.
6. Finanse i raportowanie:
   • Wdrożyliśmy moduł analizy finansowej, umożliwiający śledzenie przychodów, kosztów oraz marży z wynajmu.
   • Stworzyliśmy panel do generowania raportów operacyjnych, takich jak obłożenie floty, przychody per pojazd czy czas przestoju.
7. Integracja z systemami płatności:
   • Dashboard został zintegrowany z systemami płatności online, umożliwiając automatyczne przetwarzanie wpłat i depozytów klientów.
8. Monitorowanie w czasie rzeczywistym:
   • Umożliwiliśmy bieżące monitorowanie statusu każdego pojazdu, w tym lokalizacji (przy użyciu GPS) oraz historii użytkowania.
9. Bezpieczeństwo i dostęp:
   • Zapewniliśmy wielopoziomowy system dostępu dla pracowników różnych działów.
   • Zaimplementowaliśmy zaawansowane mechanizmy szyfrowania danych, zgodne z RODO.

Rozwiązanie Problemu:

Dashboard Rentilt stał się kompleksowym narzędziem do zarządzania wypożyczalnią samochodów. Kluczowe funkcje obejmują:

• Zarządzanie flotą w czasie rzeczywistym: Dostępność pojazdów, status techniczny i historia użytkowania na jednej platformie.
• Automatyzacja rezerwacji: Usprawnione procesy rezerwacyjne z przypomnieniami i łatwą obsługą klienta.
• Harmonogram serwisowy: Monitorowanie terminów przeglądów i napraw pojazdów, z automatycznymi powiadomieniami.
• Panel finansowy: Raporty przychodów, kosztów i wyników operacyjnych dostępne w czasie rzeczywistym.
• Monitorowanie lokalizacji pojazdów: Wykorzystanie GPS do śledzenia floty.
• Kompleksowe raportowanie: Generowanie raportów efektywności na podstawie danych operacyjnych.

Osiągnięcia Klienta:

• Skrócenie czasu obsługi klientów o 50%: Dzięki automatyzacji rezerwacji i przypomnieniom.
• Zwiększenie wykorzystania floty o 30%: Dzięki lepszemu zarządzaniu dostępnością pojazdów.
• Optymalizacja kosztów operacyjnych: Automatyczne przypomnienia o serwisach i przeglądach technicznych zmniejszyły czas przestoju pojazdów.
• Poprawa satysfakcji klientów: Szybka obsługa, automatyczne powiadomienia i przejrzysty proces rezerwacji wpłynęły na lepsze doświadczenie klientów.
• Lepsza kontrola finansowa: Precyzyjne raporty finansowe pozwoliły na lepsze zarządzanie budżetem firmy.

Dlaczego my?

• Doświadczenie w sektorze motoryzacyjnym: Tworzymy rozwiązania dedykowane wypożyczalniom samochodów, dostosowane do ich specyficznych potrzeb.
• Skalowalność systemu: Dashboard może być rozbudowywany w miarę rozwoju firmy.
• Intuicyjny design: Zapewniamy prostotę obsługi nawet dla osób bez doświadczenia technologicznego.
• Zgodność z przepisami: Nasze systemy są zgodne z RODO i gwarantują bezpieczeństwo danych.

Dalsza współpraca:

• Integracja z aplikacją mobilną: Planowane jest stworzenie aplikacji mobilnej dla klientów i personelu, ułatwiającej zarządzanie flotą oraz rezerwacjami.
• Moduł analizy danych klientów: Rozszerzenie systemu o funkcję analizy preferencji klientów i tworzenia spersonalizowanych ofert.
• Automatyzacja marketingu: Wdrożenie kampanii remarketingowych skierowanych do stałych klientów.

Nowe możliwości:

• Ekspansja na nowe rynki: Możliwość dostosowania dashboardu do operacji międzynarodowych.
• Integracja z systemami IoT: Wykorzystanie czujników do monitorowania stanu technicznego pojazdów w czasie rzeczywistym.
• Wdrożenie dynamicznego pricingu: Automatyczna zmiana cen wynajmu w zależności od popytu i dostępności floty.
• Rozszerzenie raportowania: Zaawansowane analizy predykcyjne dla lepszego zarządzania flotą i optymalizacji przychodów.